师：同学你好，欢迎来到信息技术课堂。通过本单元前三个活动的学习，大家已经体验了长文档排版功能，编辑了书香班级活动方案；还通过设计制作班刊目录，掌握了版面规划和图文混排技巧。这节课，我们将通过自动生成证书，感受Excel和Word多软件协同工作的神奇效果。上课前，请扫描屏幕上方二维码，获取本节课的素材资源。
一年一度的校园读书节即将闭幕，为鼓励同学们与好书为友，让书香溢满校园，班级评选出了35名书香少年，并准备颁发荣誉证书。负责填写获奖证书的菲菲同学为此发愁，我们来听听她的困惑。
生：你好，我是宣传委员菲菲。我负责填写本次活动的获奖证书，可35张证书今天就得完成，手写肯定来不及，大家有什么好办法帮我完成任务吗？
师：这个任务确实具有挑战性。瞧，周同学最先想到了办法——复制粘贴法。先制作好证书模板，通过复制粘贴得到更多证书，再将表格中的班级、姓名、奖次等信息复制到证书文件中，最后打印证书，就能快速完成。
生：嗯，这个方法比手写快，但完成这么多证书还是费时费力，而且复制粘贴容易出错，有没有更便捷的方法呢？
师：菲菲同学，别着急，老师送你个锦囊——Word软件中的邮件合并工具，它可以快速批量制作证书，轻松解决你的问题。
生：邮件合并能快速制作证书，它和传统邮件有什么关系呢？
师：你很善于思考。这里的邮件合并，可以通俗理解为批量生产邮件，它能把重复枯燥的流程变得简单有趣。起初，一些单位经常向外发送公函，工作人员需反复抄写邮政编码、收件人地址、街道、电话等信息，邮件合并功能就是基于这些需求研发出来的。它的批量处理功能大大提高了工作效率。随着时间推移和工作多样化，该功能应用到其他领域，比如本课制作获奖证书。虽然获奖证书与邮件、邮编等无直接联系，但邮件合并名称由来已久，便一直沿用至今。
生：邮件合并这么神奇，它是怎么批量生成邮件的呢？
师：别着急，要了解邮件合并，需先知道它的工作原理。看看这些获奖证书，上面都有哪些信息？
生：获奖证书上有学生姓名、获奖内容、获奖等次，还有学校、班级和日期等信息。
师：你观察得很仔细。想一想，这些信息中哪些是固定不变的，哪些是变化的？
生：变化的信息有姓名、获奖等次，而获奖信息、学校、班级和时间等主体内容是固定不变的。
师：没错，获奖证书信息由固定不变和变化的内容组合而成。固定内容是获奖证书主体，可将其制作成一个Word文档，我们称为主文档，也就是奖状模板文件。把变化部分制作成Excel等格式的表格，称为数据源，比如这里的学生获奖信息表格。将Excel表格数据链接到Word主文档，就能批量生成所有同学的获奖证书。这个将数据源和主文档合并生成新证书文件的过程，就是邮件合并。邮件合并基本过程分三步：第一步准备数据源，第二步建立主文档，第三步合并生成新文件。为方便大家操作，老师已准备好数据源表格文件和荣誉证书主文档，我们只需编辑表格部分信息，修改完善证书主文档中的学校、日期等信息，就能利用邮件合并功能完成获奖证书制作。
理清思路后，就可以动手制作了。首先准备数据源，打开已准备好的学生获奖名单文件。这种表格生活中常见，还记得表格组成吗？最上面是标题，标题下是表头，再往下是表格主体内容。这种带标题的表格文件在邮件合并时不能直接用，需适当编辑。
先找到本课素材资源，双击打开“活动三班级证书速生成”文件夹，再打开“81班获奖名单”，这是一个Excel格式的数据表。这里需要删除工作表中的标题行，将鼠标移到表格第一行行号处，单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“删除”，这样就删除了表格第一行，单击保存文件，再关闭表格文件。
生：为什么要删除第一行的标题信息呢？
师：因为邮件合并以二维表为基础数据，它没有排除标题的功能。要顺利完成邮件合并，表格第一行必须是表头。如果用带标题行的Excel作为数据源，邮件合并时会提示错误，所以准备数据源时通常要删除标题行。接着准备完善主文档，请同学们打开已建好的荣誉证书主文档，修改完善文档中的学校、班级、日期信息。
打开素材文件夹，双击打开“荣誉证书主文档”文件，修改学校、班级、年月等信息，完成后保存文件。
准备好了数据源和主文档，就可以执行邮件合并了。首先在主文档的邮件工具栏中选择获奖学生名单数据源。
单击工具栏中的“邮件”选项卡，单击“选择收件人”，在弹出菜单中选择“使用现有列表”。找到“八一班获奖名单”，打开文件，在弹出对话框中选择“sheet1”工作表，单击“确定”。我们可以通过单击“编辑收件人列表”查看载入的数据源信息，看到以上信息表示数据源选取正常。
生：怎么将表格里的信息添加到主文档中的指定位置呢？
师：这里需要用到插入合并域，它能将表格里的信息按顺序自动添加到主文档。
合并域是表格中的特定区域或范围，对应某一列的数据，例如“姓名”列的全部学生信息、“奖次”列的学生获奖等次信息。将“姓名”和“奖次”信息所在区域插入到主文档指定位置，建立数据关联，这个过程就是插入合并域。要插入合并域，首先要定位光标，比如在主文档中“同学”前插入学生姓名，就要把光标定位在“同学”两个字前面。单击邮件合并工具栏中的“插入合并域”，在弹出对话框中选择“姓名”域，单击“插入”按钮，此时“姓名”域就插入到了主文档中。要插入“奖次”域，除了刚刚的方法，还可以单击“插入合并域”右下角的扩展符号，在弹出菜单中直接选择“奖次”，就能实现“奖次”域的插入。单击邮件工具栏中的“预览结果”，可实时查看合并后的效果。单击“下一记录”按钮，可呈现下一位同学的信息；单击“首记录”，可跳转回列表中的第一位同学。如果需要设置合并域的格式，记得要连同合并域符号一起选中。例如要设置“姓名”的字体格式，就要先选中“姓名”合并域，将字号设置为1号，字体设置为华文新魏。同样方法设置“奖次”合并域的格式。
再次预览结果，即可看到设置效果。